Vorstand
Vertrieb
Zusammenstellen Ihres Teams
DIE RICHTIGEN MITARBEITER SIND DER SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG
Erfolgreiche Videoprojekte liegen nicht allein in der Verantwortung der IT-Abteilung. Bei den erfolgreichsten Installationen sind Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, die alle ihr Wissen einbringen, damit die Videokommunikation zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur werden kann.
Stellen Sie bereits frühzeitig die Mitarbeiter zusammen. Video ist ein kontinuierliches Projekt – keine einmalige Aktion mit Aufbau und Inbetriebnahme. Um das Projekt „lebendig” zu halten, benötigen Sie eine klar definierte Strategie und einen realistischen Zeitplan für alle Stufen der Installation.
Nachstehend finden Sie eine Beschreibung der wichtigsten Personen, die Sie mit im Team haben sollten.
Geschäftsführung
Die Unterstützung durch die Führungskräfte des Unternehmens ist eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg Ihres Videoprojektes. Ihr Geschäftsführer, sowie die Bereichsleiter für Finanzen und Marketing, sollten Ihr Projekt kennen und dazu bereit sein, dessen Bedeutung in schriftlicher Form bekannt zu geben. Zusätzlich sollte es in jeder Abteilung, die das Videosystem nutzen wird, eine interne Führungspersönlichkeit geben, die die Bedeutung des Videoprojektes wiederholt zum Ausdruck bringen kann.
Unterstützung aus der Führungsebene ist auch deshalb wichtig, weil dadurch die Unternehmensstrategie bezüglich des Einsatzes von Video zum Ausdruck gebracht wird – wie z. B. Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen oder andere Unternehmensstrategien wie die Umweltverantwortung.
Hier einige Möglichkeiten, die Unterstützung der Geschäftsführung zu demonstrieren:
- Lassen Sie die Geschäftsführung einen Brief oder eine Email an alle Mitarbeiter versenden, um die Bedeutung der Videotechnik für das Unternehmen zu erklären. (Im Bereich Unterstützung von der Geschäftsleitung finden Sie einen Musterbrief bzw. Emailtext, den Sie für Ihren eigenen Bedarf anpassen können).
- Einen Brief Ihres Geschäftsführers sollten Sie sowohl im Intranet, als auch in Ihrem Firmennewsletter veröffentlichen.
- Sollte Ihr Unternehmen einen eigenen Content Server unterhalten, ist es zur Mitarbeitermotivation sinnvoll, ein kurzes Video, mit einer Ansprache der Geschäftsführung, einzustellen. Die Mitarbeiter können diesen dann online anschauen.
IT-Abteilung
Videotechnik wird oft aus der IT-Abteilung heraus verwaltet. Die IT ist dann zuständig für Installation, Schulung, Nutzung, Zuverlässigkeit und Messung.
Wie viele IT-Mitarbeiter werden Sie für Ihr Videoprojekt benötigen? Die Antwort auf diese Frage ist abhängig von der Art der Installation, der Anzahl an Videonutzern in Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur.
Unternehmenskommunikation oder Marketing-Abteilung
Die Abteilungen Unternehmenskommunikation oder Marketing können für Ihr Team zu wichtigen Ressourcen werden. Sie können Ihnen dabei helfen, Tools und interne Marketingkampagnen für den Start Ihres Videoprojektes sowie zur Motivation einer verstärkten Nutzung zu entwickeln.
Diese Abteilungen unterstützen Sie bei:
- der Entwicklung von Werbepostern und anderen gedruckten Unterlagen
- dem Schreiben von Artikeln für Ihren Newsletter und für das Intranet
- der Planung und Durchführung des Projektstarts und der Schulungsveranstaltungen
- der Erstellung von Online-Nutzerumfragen
Super User
Sie benötigen einige Kontaktpersonen, die für den Betrieb des Videosystems bestens geschult sind, vor allem wenn Sie die Videotechnik in einem weit verzweigten Unternehmen einsetzen möchten. Diese „Video-Botschafter“ sollten eng mit der IT sowie den Abteilungen Unternehmenskommunikation/Marketing zusammenarbeiten, um die internen Schulungen voranzutreiben und um im gesamten Unternehmen für die Videotechnik zu werben. „Super User“ sollten mit dem Einrichten und Durchführen von Konferenzen so gut vertraut sein, dass sie grundlegende Videoanwenderkenntnisse weitervermitteln und Aufgaben bei der Störungssuche übernehmen können. Weiterhin können sie Vorführungen in Regionalbüros in entfernten Standorten durchführen.
Finanzwesen
Die Finanzabteilung kann zu einem starken Befürworter der Videotechnik werden. Sie ist in aller Regel vor allem an den Kostenersparnissen und an der Kapitalrendite der Videotechnik interessiert. Die Mitglieder Ihrer IT- und Finanzabteilung können in
gemeinsamer Arbeit Statistikdaten aus dem Managementsystem und aus den Berechnungs-Tools gewinnen und analysieren (weitere Tools finden Sie unter Erfolge messen).
Facility Management
Diese Abteilung sorgt für die Effizienz, Produktivität und Nachhaltigkeit der Gebäude Ihres Unternehmens. Videokonferenzsysteme sind ein effektives Mittel zur Verbesserung der CO2-Bilanz Ihres Unternehmens und tragen dazu bei, Ihre Gebäude und Anlagen umweltfreundlicher zu gestalten – diese Themen sind von wachsender Bedeutung für das Facility Management.
Ihre Facility Manager tragen wesentlich dazu bei, die Videokonferenzräume für einen optimalen Hintergrund, Beleuchtung, Tischpositionierung und sogar für Buchungssysteme vorzubereiten. Indem das Facility Management die Videotechnik befürwortet, kann es auch dazu beitragen, dass Videotechnik bei neuen Gebäuden, Renovierungen und Erweiterungen von Anfang an integriert werden.
Andere Abteilungen
Je mehr Befürworter Sie innerhalb Ihres Unternehmens haben, desto schneller wächst Ihr Projekt. Motivieren Sie die Mitarbeiter in allen Abteilungen, die Videotechnik für ihre Arbeit zu einzusetzen. (Schauen Sie sich hierzu die Liste Anwendungsmöglichkeiten der Videokommunikation über den Einsatz von Videotechnik in verschiedenen Abteilungen an).
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