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Video nicht nur für den Boardroom
ORTSUNABHÄNGIGE KONVERSATION
Die Abläufe im Geschäftsleben verändern sich. Arbeitskräfte werden heute immer mehr international eingesetzt.Teams sind nicht nur über die ganze Welt verteilt, sondern die Menschen arbeiten an ganz unterschiedlichen Orten – am Arbeitsplatz, im Home Office, im Café und anderswo. Heutige Geschäftsabläufe werden immer schneller. Ein Meeting mit einer großen Gruppe zu planen dauert häufig zu lange für schnelllebige Projekte und Märkte. Deshalb finden Meetings heute spontan dort statt, wo sie erforderlich sind.
Zeit für den Übergang
Früher wurden Videokonferenzen meist in den Besprechungsräumen der Unternehmen abgehalten. Diese begrenzte Art der Installation ist ein einfaches Verfahren zum „Antesten” an die Videokonferenztechnik. Bei raumgebundenen Systemen muss die Nutzung vorab gebucht und verwaltet werden; teilweise ist der Zugang dem oberen Management vorbehalten. Mit steigender Akzeptanz dieser Technik erkennen die Unternehmen jedoch häufig, dass die Konferenzräume zunehmend ausgebucht sind und dass die Anwender sich ungern in eine Warteschlange begeben, um eine Konferenz zu planen. An diesem Punkt kommen Einzelplatzlösungen, sogenannte DesktopSysteme zum Einsatz. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich von Anfang an für eine Kombination aus raumgebundenen und DesktopSystemen. Solange die von Ihnen gewählten Produkte auf Standards basieren, können vom Desktop Anwender bis hin zum raumgebundenen System alle an der gleichen Konferenz teilnehmen. Indem Sie Ihr Videoprojekt um die DesktopEbene erweitern, können Sie das Videoerlebnis für Ihre Anwender „personalisieren”. Die Mitarbeiter bleiben in Verbindung – und genießen die Möglichkeiten der visuellen Kommunikation – völlig unabhängig vom Standort. Die Mitarbeiter haben so an ihrem Schreibtisch den gleichen Zugriff auf Videofunktionalität wie Führungskräften.
DIE VORTEILE EINER NAHTLOSEN KOMMUNIKATION
Wenn Video am Schreibtisch zur Verfügung steht, dann wird die visuelle Kommunikation zu einem integrierten Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs und davon profitiert das Unternehmen in vielfacher Weise.
Einheitliche Unternehmenskultur
Eine gemeinschaftliche Unternehmenskultur lässt sich nur schwer aufrecht erhalten, wenn die Mitarbeiter über den ganzen Erdball verteilt sind. Dank Videotechnik sind Mitarbeiter erstmals in der Lage, ihre Kollegen an weit entfernten Standorten zu sehen. Dadurch sind Menschen plötzlich mehr als nur eine Stimme am Telefon oder eine Email Signatur. Direkte Kommunikation von Angesicht zu Angesicht vermeidet Missverständnisse und vermittelt das Gefühl, besser in die Entscheidungsfindung mit eingebunden zu sein.
Für Führungskräfte ist es teilweise schwer einzuschätzen, ob die ausgegebenen Unternehmensziele von allen Mitarbeitern mit direktem Kundenkontakt wirklich verstanden und umgesetzt werden. Dank der Videotechnik sehen und erfahren alle Mitarbeiter die gleichen Unternehmensmitteilungen – und bleiben immer auf dem gleichen Informationsstand.
Im Dienste des Kunden
Da die Videotechnik nicht länger an die Einschränkungen der Vorstandsetage gebunden ist, besteht nun auch die Möglichkeit einer weiteren Ausbreitung im Feld. Man stelle sich Spezialisten vor Ort vor, die mit Hilfe von tragbaren Videoendgeräten in Echtzeit über ein Wartungsproblem eines Kunden kommunizieren. Oder Videosysteme, die in Bankfilialen installiert sind und Kunden beim Betreten der Bank unterstützen. Indem Videotechnik dorthin kommt, wo man sie benötigt, entsteht eine stärkere Bindung zum Kunden.
Home-Office Programme
Überlegungen zur WorkLifeBalance sowie zur Umweltverträglichkeit führen weltweit zu einer starken Verbreitung von HomeOfficeProgrammen. Unternehmen, die HomeOfficeProgramme durchführen, sparen durch Senkung der Bürokosten und höhere Energieeffizienz bares Geld. Zudem stellt sich heraus, dass Mitarbeiter, die die Möglichkeit haben vom Home Office zu arbeiten, länger im Unternehmen bleiben und weniger Krankheitstage aufweisen. Dennoch zögern immer noch viele Führungskräfte – und auch Angestellte – im großen Rahmen HomeOfficeProgramme zu realisieren. Arbeitgeber befürchten, dass räumliche Trennung auch einen Verlust an Kontrolle mit sich bringt. Sie fragen sich, ob die Angestellten wirklich arbeiten? Auf der anderen Seite befürchten die Mitarbeiter, dass bei Beförderungen und anderen Vergütungen die besser sichtbaren Kollegen bevorzugt werden, die im Büro erscheinen. Werden die HomeOfficeMitarbeiter dagegen mit Desktop Video ausgestattet, so sind diese HomeOfficeProgramme nachhaltiger und die Unternehmen sind in der Lage, die möglichen Vorteile dieser Programme voll auszuschöpfen.
Betriebliche Kontinuität
Desktop Video kann im Rahmen der betrieblichen Kontinuitätsplanung eine wichtige Rolle spielen.
Mit Hilfe von Desktop Video ermöglichen Sie es Ihren Angestellten, an jedem beliebigen Ort zu arbeiten und auch an getrennten Standorten zusammenzuarbeiten. Durch diese Flexibilität sind die Mitarbeiter besser auf Krisen oder Desasterszenarien vorbereitet – egal ob aus natürlichem oder von Menschen verursachtem Grund. So kann das Tagesgeschäft bei unerwarteten Situationen normal weitergehen, denn die Mitarbeiter verfügen an ihrem Schreibtisch über die gleichen Tools wie in ihrem Büro.
Bei einer Krisensituation dient die Videotechnik als leistungsfähiges Tool zur Informationsrecherche und ermöglicht präzise Ursachenforschung direkt vor Ort. Dies senkt die Wahrscheinlichkeit für Fehlinterpretationen und ermöglicht eine sofortige Bestätigung von Informationen – so entsteht eine kohärente, koordinierte Reaktion auf Krisen oder Probleme. Spezialisten können unabhängig vom Standort in das Krisenteam integriert werden und zum Entscheidungsfindungsprozess beitragen.
Argumente für neue Mitarbeiter
Jüngere Mitarbeiter sind meist schon aus der Schule oder von Zuhause mit der Nutzung der Videokonferenztechnologie vertraut. Wenn sie dem Unternehmen beitreten, dann erwarten sie, ständig verbunden zu sein und unabhängig von ihrem Standort per Video kommunizieren zu können. Wenn Sie Mitarbeiter mit Videosystemen ausrüsten, setzen Sie damit ein eindeutiges Zeichen, dass Sie deren Arbeit hoch schätzen.
Welche Art des "personalisierten" Video eignet sich für Ihr Unternehmen?
Man erwartet für den „Personal Video“ Markt ein Wachstum von mehr als 50 % pro Jahr, stimuliert durch die wachsende Verbreitung von Unified Communications, Reduzierung von Geschäftsreisen und eine neue Klasse von Hochleistungssystemen.*
Wenn Sie die Videokommunikation über den Boardroom/die Vorstandsetage hinausausdehnen, dann können gerätebasierte VideoEndpunkte, Personal Telepresence, PCbasierte Video und VoIPVideotelefone zusammen Bestandteil Ihres Netzwerkes werden.
Indem Sie in Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Wahlmöglichkeiten anbieten, ermöglichen Sie es den Anwendern, Ihr Videoerlebnis zu „personalisieren”. Führungskräfte bevorzugen vielleicht ein Personal Telepresence System. Mitarbeiter, die häufig auf Dienstreise sind oder im Home Office arbeiten, suchen eher nach einer PCbasierten Lösung wie z.B. Movi. Und für die Nutzer, die ihr Schreibtischtelefon gern mit einem Videosystem kombinieren möchten, ist ein Video VoIP Telefon genau die richtige Wahl.
So lange diese Lösungen auf Standards basieren, können sie über ein einziges Management System angeschlossen sein. Das bedeutet, dass Sie Diagnosen an den Endpunkten durchführen, Probleme beseitigen, SoftwareUpdates herunterladen und die Nutzung verfolgen können – all dies unter einem gemeinsamen Dach. Das Ergebnis ist ein skalierbarer Ansatz, um die Vorteile der Videokommunikation einer größeren Nutzerschaft zugänglich zu machen.
In Ihrem Unternehmen gibt es unterschiedliche Persönlichkeiten, Kommunikationsformen und Geschäftsanforderungen. Eine Standardlösung passt nicht für alle. Dadurch, dass Video nicht mehr auf den Boardroom/die Vorstandsetage beschränkt ist, sondern den Schreibtisch erobert – oder das Hotelzimmer, HomeOffice oder den Außendienst – können Sie eine Vielzahl von Optionen anbieten und dazu beitragen, dass alle produktiver arbeiten.
*Wainhouse Research, 2008
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