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Ihr Videokonferenz Marketingkonzept
Ein durchdachtes Einführungskonzept kann Grundstein des Erfolges sein
Diese Checkliste soll Sie bei der Planung und dem Ausbau Ihres Videokonferenzsystems unterstützen. Und zudem sicherstellen, dass Sie nichts Wichtiges bei der Videosystemeinführung oder - aufrüstung vergessen. Tipp: Bedenken Sie, dass der Zeitaufwand von der Größe und der Struktur Ihres Unternehmens abhängt und unterschiedlich ausfallen kann.
Bitte beachten Sie folgende Hinweise einige Monate vor Projektstart
- Sichern Sie sich Unterstützung von Abteilungsleitung
und Geschäftsführung - Ermitteln Sie aus den Bereichen
- IT, Unternehmenskommunikation, Marketing,
Infrastruktur und Finanzen die wichtigsten Mitarbeiter.
Bitten Sie sie, ein Teil Ihres Teams zu werden. - Unterhalten Sie sich mit Ihrem Team über deren Aufgabe bei der Einführung und erfolgreichen Inbetriebnahme des Videokonferenzsystems
- Einigen Sie sich mit der Geschäftsführung und Ihren Teammitgliedern auf gemein same Ziele, die Sie mit dem Videokonferenzsystem erreichen möchten. Und erklären Sie, wie der Erfolg gemessen werden kann.
- Ermitteln und schulen Sie Ihre „Super User“ innerhalb des Unternehmens.
- Falls bei Ihnen bereits ein Videokonferenzsystem existiert, ist jetzt der geeignete Zeitpunkt mit einer Umfrage die aktuelle Zufriedenheit der Anwender festzustellen und Optimierungspotentiale zu ermitteln. Die gleiche Umfrage sollte auch nach dem Projektstart noch einmal durchführt werden, um Ihren Fortschritt bei der Videosystemnutzung darzustellen.
- Ermitteln Sie die notwendige Vorlaufzeit für erforderliche Arbeiten und die Herstellung von Werbematerialien.
- Setzen Sie einen Zeitpunkt für den offi ziellen Projektstart fest.
- Erfragen Sie für den Start sowie für kontinuierliche Werbeaktivitäten Ihr verfügbares Budget.
2-3 Monate vor dem Projektstart
- Stellen Sie Personal und Infrastruktur für Ihr Support-Team zusammen.
- Legen Sie den Bedingungen entsprechend Raumausstattung und Reservierungssystem fest.
- Finden Sie ein Pilotprojekt, an dem Sie den Erfolg messen und das Sie als Beispiel für andere Abteilungen verwenden können.
- Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm für die Anwender. Welche Inhalte werden benötigt? Wer referiert die Schulungsinhalte?
- Setzen Sie sich mit Vertretern der Bereiche Unternehmenskommunikation oder Marketing zusammen, um mit ihnen konkrete Werbeaktivitäten zu konzeptionieren,
bspw. Poster, Flyer, Email-Ankündigungen, etc. - Erstellen Sie Texte und Druckvorlagen für Druckerzeugnisse und geben Sie diese in Produktion.
- Planen Sie öffentlichkeitsträchtige Aktivitäten zum Projektstart. Zum Beispiel Nutzungswettbewerbe, Tag der offenen Tür und Video-Exkursionen oder Gastredner.
- Bestellen Sie rechtzeitig Werbegeschenke
1 Monat vor dem Projektstart
- Entwerfen Sie einen Brief und/oder eine Email an die Führungskräfte und bitten Sie um Unterstützung für das Projekt.
- Reservieren Sie die zur Schulung benötigten Konferenzräume.
- Bereiten Sie die entsprechenden Intranet-Seiten vor, einschließlich Kontaktinformationen, Tipps für Anwender und kurzen Referenzdokumenten, einer Übersichtskarte der Videostandorte sowie anderen relevanten Informationen.
- Bereiten Sie das Layout des Teilnehmerverzeichnisses vor.
- Proben Sie Ihre Schulungen und Präsentationen. Überarbeiten Sie diese falls notwendig.
2 Wochen vor dem Projektstart
- Versenden Sie einen Brief und/oder eine Email an die Führungskräfte.
- Kündigen Sie die geplanten Schulungen per Email oder durch persönliche Einladung an.
- Hängen Sie in stark frequentierten Bereichen Poster auf oder legen Sie dort Flyer aus.
- Schreiben Sie für den internen Newsletter einen Artikel, der das Projekt thematisiert.
In der Woche des Projektstarts
- Bestellen Sie für die Pausen der Schulung die notwendige
Verpflegung. - Bereiten Sie die Schulungsräume und Testsysteme vor.
- Versenden Sie Reminder-Emails, die an die Schulungszeiten erinnern.
- Stellen Sie in Gemeinschaftsräumlichkeiten „Do-it-Yourself“ Videogeräte mit entsprechenden Nutzungshinweisen auf.
Nach dem Projektstart (in regelmäßigen Abständen wie 2 Monate, 6 Monate und 1 Jahr nach dem Projektstart)
- Geben Sie einen Fragebogen an die Mitarbeiter aus, um Feedback über die Schulung und über die bisherige Art der Nutzung des Videosystems zu bekommen
- Planen Sie die regelmäßige Erscheinung von Artikeln für den Newsletter mit Tipps und Fallbeispielen, um die Anwender zur verstärkten Nutzung des Systems zu motivieren.
- Präsentieren Sie die Ergebnisse sowohl den Führungskräften wie auch den Mitarbeitern.
- Würdigen Sie erfolgreiche Videonutzer mit entsprechender Öffentlichkeit.
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